Selleks et kasutada automatiseeritud hinnakirjade süsteemi tuleb teha mõned ettevalmistused. Kui esmased seadistused on juba olemas on võimalik lisada hinnakirjad kõikidele kontaktidele vastavalt oma soovide järgi.
Esmalt tuleb teostada järgmised seadistused:
Seadistused > Tsoonid – seal jagatakse riigi postiindeksid ära tsooni gruppidesse mida siis saab teha kas logistilisest vaatepunktist või siis tootmise põhimõttel. Süsteemi hinnakirjade aluseks on alati postiindeksid. See on peakasutaja piires alati üks ning erisusi andmebaasi lõikes pole võimalik teha.
Seadistused > Risttabel tsoonid – määratakse ära tsoonide hinnagrupid. Näiteks kui toimub vedu alalt 7 alale 10 siis võtab süsteem sellest tabelist hinnagrupi tähise ning viib vastavusse kliendi külge seadistatud hinnaga. See seadistus on kõigile andmebaasis olevatele kontaktidele üks.
Kasutajad > Kontaktid > Muutmine > [Riik: EE] – määratakse kliendi põhiselt hinnakiri, kus kirjeldatakse tulpadena hinnagrupid ning ridades arvestuslikud kaalud, kogused vms. See on võimalik seadistada nii kliendile (müügi hinnakiri) kui ka vedajale (ostu hinnakiri). Juhul kui kliendil puudub hinnakiri aga on määratud baashinnakirja kliendile hinnakiri siis süsteem võtab alati vaikimisi hinna baaskliendi hinnakirjast.
Kui tellimust sisestada toimub hinna tuletamise loogika järgnevalt:
- Laadimiskoha ja Sihtkoha indeksi järgi saab süsteem tsoonide tabelist teada, mis alalt millisele alale vedu toimub.
- Süsteem vaatab Risttabel tsoonidest mis hinnagrupi tähist tuleb kasutada kui vedu toimub tellimuses olevalt laadimiskoha alalt sihtkoha alale.
- Vastavalt määratud kaubale tekkib tüüpide tabeli järgi tellimusele arvestuslik kaal, kogus, maht jne.
- Süsteem kontrollib kas kliendil on määratud hinnakiri:
- Kui ei ole võtab hinna määramisel aluseks baaskliendi hinnakirja
- Kui kliendil on hinnakiri siis võtab kliendi hinnakirjast vastava hinnagrupi tähise ja arvestuslikku kaalu, koguse vms ning määrab tellimuse hinna.
- Kui hinnakirja ei ole ei kontaktikaardil ega baaskliendi kaardil siis hinda ei leita ega kuvata.
Tsoonide tabel näeb välja selline:
