Selleks, et ükskõik milline tarkvara edukalt töötada saaks on vaja selleks kasutada andmeid. Planlogi kogub ja töötleb andmeid selleks et Planlogi kliendid (ettevõtted) saaksid oma tööd transpordi valdkonnas paremini ja efektiivsemalt teha.
Seoses 25. mail jõustuva Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärusega soovime täpsustada, milliseid isikuandmeid Planlogi kogub ning milleks me neid kasutame.
Planlogi koostööpartneriteks on ettevõtted, kes tegutsevad maanteetranspordi ja logistika valdkonnas (edaspidi Klient). Planlogi kasutajateks aga nende ettevõtete oma töötajad (edaspidi Kasutajad) või omakorda nende enda klientide töötajad (edaspidi Sisestajad).
Selleks, et Planlogi kasutada on vaja Kliendil luua Kasutaja mille loomisel on minimaalseks infoks vaja sisestada kasutajanimi ehk kasutaja e-posti aadress ning määrata parool. Lisaks tuleb määrata Kasutaja looja seos ehk Kontakt ettevõttega kelle heaks Kasutaja tööd teeb ning kasutajaõigused (mida ta Planlogis teha tohib). Viimane määratakse kasutajagrupi ja tüübi kaudu. Need on kohustuslikud andmed, mis on vajalikud Kasutajale või Sisestajale Planlogile juurdepääsu tagamiseks.
Lisaks võib kasutaja ise täiendada oma andmeid Eesnime, Perekonnanime, Telefoni numbri ning tellimuse sisestamisel "Minu" nuppu kasutades kuvatavate andmete täitmisega. Need on Firma, Tänav, Maakond/Linn/Alev, Indeks, Riik.
Kasutaja üldandmeid kasutab Planlogi jälgimiseks, kes mida süsteemis ehk logi pidamiseks. Planlogi salvestab kasutaja logisse tegevused, mis on seotud tellimuste, arvete, kontaktide, kasutajate ning seadistustega. Lisaks kasutame kasutajate e-posti aadresse neile Planlogi osas asjakohase info edastamiseks (näiteks blogis ilmunud värsked kasutusjuhendid ning süsteemi hooldust puudutavad teated), klienditoe teostamiseks kasutaja tuvastamiseks ning tema probleemile lahenduse leidmiseks.
Kasutaja loomisega sama protsessi kasutatakse ka Kliendi poolt enda kliendile kasutajaõiguste andmiseks ehk Sisestaja loomiseks. Sisestaja andmeid kasutame täpselt samadel alustel kui Kasutajate andmeid. Kasutaja või Sisestaja loomist loeme isikuandmete töötlemiseks antud nõusolekuna.
Kui soovite oma andmete kustutamist, siis selleks palume esitada kirjalik soov enda Kasutaja või Sisestaja loonud Kliendile ning Planlogile, et leppida kokku andmete kustutamine. See on vajalik kuna Kasutaja või Sisestaja andmed on seotud otseselt nii tellimuste, arvete kui logidega, siis andmeid kustutades tekib olukord, kus Klient ei saa enam tuvastada näiteks kes koostas arve. Sellisel juhul lepime Kliendiga kokku kuidas sidusandmeid kustutada nii, et säiliks aruandluse ühtsus. Üldine tava on, et töö- või partnerluslepingu lõppemisel sulgeb Klient teile loodud Kasutaja või Sisestaja kuid andmeid ei kustutata.
Selleks, et teha kõigi kasutajate tööd mugavamaks kasutame veebilehitseja sessioonide salvestamiseks küpsiseid ehk Cookies. Nendesse salvestub kasutatavad filtrid, kasutajatunnus, ettevõtte kood ehk IS, kasutaja IP aadress. Need on vajalikud selleks, et Planlogi hoiaks meeles nimekirjades kasutusel olevad filtrid, et kasutaja ei peaks peale igat lehe sulgemist uuesti sisse logime, et logist oleks võimalik tuvastada kes mida tegi jne. Need küpsised salvestatakse kasutaja arvutisse ning neid saab ise soovi korral enda veebilehitsejast eemaldada.
Kasutajate ja Sisestajate e-posti aadresse kasutame selleks, et saata olulist tarkvara puudutavat teavet nagu näiteks serveri hooldus aegade kohta, kasutustingimuste muudatuste kohta, infot tarkvara uute funktsioonide ning täienduste kohta. Iga sellise e-kirja lõpus on kirja saajal võimalik ennast kirja saajate hulgast välja arvata (kirja lõpus on selleks link).